系統應用現代物聯網、無線射頻等技術，將身份證識別、員工卡識別、檔案專用標簽讀寫、多功能手持式終端、移動盤點設備與檔案信息管理完美融合實現檔案實體全程跟蹤管理，定位管理、自動盤點、智能分析等功能，最大限度優化檔案管理流程，降低接收、盤點和查找勞動強度，節省人力物カ，提高檔案保管利用率，強化檔案安全。